Делопроизводство: что это, виды, главные принципы

Что это такое?

Делопроизводство обеспечивает обмен информацией внутри компании и за её пределами. По своей сути это многоэтапный процесс, в который включены создание, использование, ведение документации, контроль, хранение и её своевременное обновление. Всё это требует большого внимания и щепетильности, поскольку даже от одного документа может напрямую зависеть судьба предприятия и работающего в нём человека.

В идеале базовыми навыками делопроизводства стоит владеть не только бухгалтеру (перейти к услугам), но также собственнику компании, секретарю и офис-менеджеру. Понимание сущности делопроизводства позволяет специалистам оптимизировать процессы внутри учреждения, грамотно оформлять и регистрировать различные бумаги, упрощать поиск необходимых документов.

В делопроизводство обычно входят три этапа:

• документирование — запись информации в соответствии с принятыми нормативами;
• документооборот — организация движения, учёта, использования документов;
• архивирование — или учёт и хранение информации.

В фирме делопроизводством занимаются бухгалтерия, секретариат или канцелярия.

Виды

Документооборот можно классифицировать:

• по времени создания — на первичный и вторичный;
• по характеру — на кадровый, бухгалтерский, финансовый, технический, производственный, управленческий, административно-хозяйственный и архивный;
• по месту издания — на внутренний и внешний;
• по направлению — на исходящий и входящий;
• по секретности — на общедоступный и конфиденциальный;
• по назначению — на нормативный, справочный, организационный, распорядительный и т. д.;
• по содержанию — на текстовый, аудиовизуальный и т. д.;
• по способу изготовления — на машинописный, рукописный, электронный.

Кроме того, вся проходящая через предприятие документация делится на три потока: она может быть внутренней, то есть используемой внутри компании в том числе для коммуникации между сотрудниками, исходящей, или направленной за пределы учреждения в другие фирмы, инвесторам и партнёрам, и входящей — это корреспонденция. От потока зависит и количество этапов, и принцип работы с документацией.

Также значение имеет организация документооборота:

• бумажный, что в настоящее время в чистом виде является редкостью;
• электронный, с использованием электронной цифровой подписи ЭЦП;
• смешанный, вбирающий в себя элементы первого и второго типов.

Чем грамотнее организован на предприятии документооборот, тем меньше времени занимает работа с ним, и тем эффективнее он выстроен. В такой ситуации бумаги движутся от пункта к пункту минимальное количество времени.

Главные принципы

Главные принципы грамотного документооборота заключаются в:

• наличии чёткой маршрутизации — у каждого типа документов должны быть свои установленные схемы движения;
• непрерывности — на работу с каждым типом документа выделяется определённое время, есть чёткое распределение обязанностей по делопроизводству;
• регламентации — выстраивании этапов работы в документами в строгом соответствии с правилами;
• исключении дублирования документов и операций по работе с ними.

Делопроизводство базируется на унификации, стандартизации, на системности, наличии централизации в рамках Росархива и Госстандарта, комплексности и гибкости, оперативности и целесообразности. При этом, несмотря на наличие некоторой централизации делопроизводства, каждая компания является децентрализованной — она сама определяет цели и требования. В рамках документооборота крайне важно следовать правилам и нормативам, выполнять требования закона, а также делать упор на современную техническую реализацию, значительно упрощающую и автоматизирующую работу.