Онлайн-консультации для клиентов в режиме 24/7

Иконка «Поделиться»
Иконка ВК в формате SVGИконка Одноклассники в формате SVGИконка Telegram в формате SVGИконка WhatsApp в формате SVGИконка копирования

Делопроизводство: что это, виды, главные принципы

Иконка календаря в формате SVG31.10.2022Иконка ручки в формате SVGДелКон
Иконка глаза в формате SVG9
5
1
Делопроизводство: что это, виды, главные принципы

Делопроизводство обеспечивает обмен информацией внутри компании и за её пределами. По своей сути это многоэтапный процесс, в который включены создание, использование, ведение документации, контроль, хранение и её своевременное обновление. Всё это требует большого внимания и щепетильности, поскольку даже от одного документа может напрямую зависеть судьба предприятия и работающего в нём человека.

В идеале базовыми навыками делопроизводства стоит владеть не только бухгалтеру (перейти к услугам), но также собственнику компании, секретарю и офис-менеджеру. Понимание сущности делопроизводства позволяет специалистам оптимизировать процессы внутри учреждения, грамотно оформлять и регистрировать различные бумаги, упрощать поиск необходимых документов.

В делопроизводство обычно входят три этапа:

  • документирование — запись информации в соответствии с принятыми нормативами;
  • документооборот — организация движения, учёта, использования документов;
  • архивирование — или учёт и хранение информации.

В фирме делопроизводством занимаются бухгалтерия, секретариат или канцелярия.

Документооборот можно классифицировать:

  • по времени создания — на первичный и вторичный;
  • по характеру — на кадровый, бухгалтерский, финансовый, технический, производственный, управленческий, административно-хозяйственный и архивный;
  • по месту издания — на внутренний и внешний;
  • по направлению — на исходящий и входящий;
  • по секретности — на общедоступный и конфиденциальный;
  • по назначению — на нормативный, справочный, организационный, распорядительный и т. д.;
  • по содержанию — на текстовый, аудиовизуальный и т. д.;
  • по способу изготовления — на машинописный, рукописный, электронный.

Кроме того, вся проходящая через предприятие документация делится на три потока: она может быть внутренней, то есть используемой внутри компании в том числе для коммуникации между сотрудниками, исходящей, или направленной за пределы учреждения в другие фирмы, инвесторам и партнёрам, и входящей — это корреспонденция. От потока зависит и количество этапов, и принцип работы с документацией.

Также значение имеет организация документооборота:

  • бумажный, что в настоящее время в чистом виде является редкостью;
  • электронный, с использованием электронной цифровой подписи ЭЦП;
  • смешанный, вбирающий в себя элементы первого и второго типов.

Чем грамотнее организован на предприятии документооборот, тем меньше времени занимает работа с ним, и тем эффективнее он выстроен. В такой ситуации бумаги движутся от пункта к пункту минимальное количество времени.

Главные принципы грамотного документооборота заключаются в:

  • наличии чёткой маршрутизации — у каждого типа документов должны быть свои установленные схемы движения;
  • непрерывности — на работу с каждым типом документа выделяется определённое время, есть чёткое распределение обязанностей по делопроизводству;
  • регламентации — выстраивании этапов работы в документами в строгом соответствии с правилами;
  • исключении дублирования документов и операций по работе с ними.

Делопроизводство базируется на унификации, стандартизации, на системности, наличии централизации в рамках Росархива и Госстандарта, комплексности и гибкости, оперативности и целесообразности. При этом, несмотря на наличие некоторой централизации делопроизводства, каждая компания является децентрализованной — она сама определяет цели и требования. В рамках документооборота крайне важно следовать правилам и нормативам, выполнять требования закона, а также делать упор на современную техническую реализацию, значительно упрощающую и автоматизирующую работу.


Рекомендуем почитать

Кадровый учёт: что это, необходимые документы, ключевые моменты организации
Иконка календаря в формате SVG31.10.2022Иконка глаза в формате SVG1
Кадровый учёт: что это, необходимые документы, ключевые моменты организации
Кадровый учёт занимается взаимоотношениями между работодателем и сотрудником — это оформление отпусков, приём на работу и увольнение, налоговые отчисления. Отслеживать трудовые отношения между фирмой и работником обязательно для любых учреждений вне зависимости от их размера. То есть, это касается и крупных корпораций, и совсем небольших фирм...
Подробнее
Бухгалтерский учёт: что это, задачи, элементы и принципы
Иконка календаря в формате SVG31.10.2022Иконка глаза в формате SVG2
Бухгалтерский учёт: что это, задачи, элементы и принципы
Бухгалтерский учёт, сокращаемый до «бухучёта», — это система сбора, обобщения и регистрации данных об имуществе компании, её обязательствах и других делах. В системе описываются все хозяйственные операции, проводимые фирмой, будь то выплата зарплат, уплата налогов, продажа или покупка активов, проведение сделок.
Подробнее
Бухгалтер: кто это, обязанности, профессиональные качества
Иконка календаря в формате SVG31.10.2022Иконка глаза в формате SVG1
Бухгалтер: кто это, обязанности, профессиональные качества
Бухгалтер занимается ведением бухгалтерского учёта — обязательной составляющей любого бизнес-процесса вне зависимости от того, чем компания занимается. Размер предприятия значения тоже не имеет: бухгалтерия нужна и крупной корпорации, и совсем небольшой фирме, и даже фрилансеру, если он хочет делегировать эти обязанности компетентному специалисту...
Подробнее
Бухгалтерия: что это, задачи
Иконка календаря в формате SVG30.09.2022Иконка глаза в формате SVG10
Бухгалтерия: что это, задачи
«Бухгалтерия» происходит от немецких слов Buch «книга» и halter «держать». Специалист-бухгалтер — буквально «держатель книг», где под книгами подразумеваются все значимые документы, финансовые, управленческие, налоговые и хозяйственные. В штате бухгалтерия является подразделением, которое занимается вопросами имущества компании...
Подробнее