Бухгалтерские документы: что это, классификация, требования

Что это такое?

Документ в бухгалтерии (перейти к услугам) — это письменное свидетельство и средство юридического оформления, которое подтверждает проводимые хозяйственные операции. На нём зиждется вся система бухгалтерского учёта (перейти к услуге): он участвует в судебной экспертизе, аудиторской проверке, в ревизии. С его помощью предупреждают хищения, он также представляет из себя способ отражения операций по счетам.

Сейчас информация может отражаться на бумажных и на электронных носителях, при этом юридическая сила у них совершенно одинаковая.

Классификация

Способов классификации у бухгалтерских документов несколько. В частности, по назначению они делятся на:

• организационно-распорядительные, в которых отражаются поручения, а также разрешения на проведение хозяйственных операций, они являются основанием для инициации соответствующей операции. В регистрах они не отражаются, потому что не подтверждают, что операция была проведена. Это доверенности, приказы об отпусках, об оформлении на работу;
• исполнительные или оправдательные, которые оформляются уже по факту совершения операции, на их основании составляются записи в бухгалтерских учётных регистрах, например, это акты выполненных работ;
• бухгалтерского оформления, играющие вспомогательную роль. Их можно составлять на неподтвержденные хозяйственные операции, у которых других источников подтверждения нет;
• комбинированные — в них есть некоторые характеристики и распорядительных, и оправдательных документов. Например, это лимитно-заборная карта, в которой отражены разрешение на отпуск материалов и подтверждение того, что материалы были выписаны.

Значение имеет время составления бухгалтерских документов. По этому признаку они делятся на:

• первичные, которые были оформлены непосредственно в момент проведения хозяйственной операции, в которых есть доказательство её совершения. Это кассовые чеки, акты и другие схожие бумаги;
• сводные нужны для систематизации первичных, для обобщения размещённой в них информации. Так работают кассовые книги и РПВ.

Следующий важный в классификации пункт — объём информации в бухгалтерских документах. В соответствии с этим, они бывают:

• разовыми — о совершении одной хозяйственной операции;
• накопительными — с перечнем однородных операций за некий период времени, как в журнале учёта.

Значение имеет и то, где именно составлялся конкретный документ. Исходя из этого, их можно разделить на:

• внутренние, которые используются для внутреннего документооборота учреждения;
• внешние, которые поступают в организацию от других лиц, как физических, так и юридических.

И наконец, делятся бухгалтерские документы в том числе по структуре на:

• анкетные, со структурой, соответствующей названию;
• табличные, где все данные и реквизиты формируются в табличку;
• комбинированные, с элементами анкеты и таблицы.

Помимо классификации, есть требования, которым должна придерживаться бухгалтерия для поддержания документооборота в официальном, читабельном и правильном виде.

Требования

Документы должны быть понятными и разборчивыми. Делать их можно как вручную, ручкой или на пишущей машинке, так и на компьютере. Запрещено использовать карандаши и стирающиеся ручки, корректирующие жидкости, также требуется перечёркивать пустые поля, чтобы не было возможности вписать в них данные, которых там изначально не было. Если были совершены исправления, их нужно запротоколировать. Помарки запрещены. Впрочем, в некоторых документах нельзя делать исправления — это кассовые и банковские бумаги.

Первичные бухгалтерские документы оформляются сразу после совершения операции или же в процессе. Они распространяются в нескольких экземплярах, чтобы все стороны их получили.

Документы должны быть подписаны уполномоченными лицами или доверенными.