Аутсорсинг бухгалтерских услуг: что это, когда нужно, плюсы и минусы

Что это такое?

Слово «аутсорсинг» происходит от английского «outer-source-using», что переводится как «использование сторонних ресурсов». Это означает, что сотрудники будут приглашаться для работы, не зачисляясь в штат. Они являются персоналом другой компании, но оказывают определённые услуги для первой.

Услуги могут быть любого вида — ведение бухгалтерии, кадровая работа по поиску и подбору сотрудников, IT и техподдержка сайтов, юридические консультации. В подавляющем большинстве эта работа, которая нужна компании, но которая не является для неё профильной. Едва ли компания, специализирующаяся на разработке сайтов, будет использовать программистов на аутсорсе. Зато она вполне может заинтересоваться в аутсорсинге бухгалтерии, особенно если фирма небольшая, и держать собственного бухгалтера для неё невыгодно.

Обычно сотрудничество на аутсорсинге действует продолжительное время — это не разовый проект. Подрядчики получают только второстепенные задачи, не связанные с основной сферой деятельности компании: подбор персонала, бухгалтерские услуги, техническое обслуживание.

Когда может понадобиться сотрудник со стороны

Аутсорсинг бухгалтерии и других сфер — направление крайне востребованное. Оно может понадобиться:

• небольшому бизнесу в ситуации, когда для содержания отдела или работника у фирмы не хватает средств, или же в случае, когда услуги определённых специалистов требуются хоть и регулярно, но не ежедневно, либо только в определённый период. В таком случае выгоднее обратиться к специалисту, который будет периодически выполнять работу;
• крупной компании с большим количеством непрофильных отделов и подразделений, которые не нужны для получения прибыли, и от которых в принципе можно отказаться. Аутсорсинг в том числе помогает оптимизировать бизнес, сфокусироваться на той работе, которая приносит деньги;
• при необходимости уменьшения штата и расходов на заработную плату. В такой ситуации обычно используется аутсорсинг низкооплачиваемых категорий — водителей, поваров, уборщиков.

Не всем предприятиям подходит такой формат, но очень многим, от небольшого бизнеса до огромных корпораций.

Аутсорсинг бухгалтерии — как раз одна из самых востребованных сфер. Малый и средний бизнес редко располагает собственным бухгалтерским отделом. Некоторые задачи, в том числе ведение бухучёта, обработку авансовых отчётов или взаимодействие с налоговой, значительно выгоднее делегировать нанятому со стороны профессионалу.

Особенность аутсорсинга заключается в том, что клиент получает не сотрудника, а выполненную работу, которую и оплачивает. Если бухгалтер на аутсорсе ушёл в отпуск или приболел, работа не остановится, его задачи подхватит другой специалист. В этом же — преимущество обращения в фирму, а не к конкретному специалисту.

Преимущества и недостатки

Важные плюсы бухгалтерии на аутсорсе — эти:

• экономия ресурсов, потому что хороший бухгалтер на полной ставке стоит очень дорого. Ему требуется рабочее место, оборудование, покупка лицензионного программного обеспечения, это ПО нужно продлевать время от времени. Аутсорсинг дешевле — у бухгалтерской фирмы уже есть нужное оборудование, и платит владелец бизнеса только за отработанные часы;
• большая точность из-за возможности вовлечь в проверку других специалистов. Если вы обращаетесь в фирму, которая предоставляет услуги аутсорсинга бухгалтерии, то там как минимум есть несколько бухгалтеров. Столкнувшись со сложной задачей, «ваш» бухгалтер может обратиться за подсказкой к коллеге. Это снижает риск ошибки из-за человеческого фактора;
• дополнительные услуги и расширенный функционал — возможность привлекать, например, поддержку юристов и методологов, вести проверку контрагентов, кадровый учёт (перейти к услугам), всё это — помимо стандартного пакета в виде налогового и бухгалтерского учёта. Скорее всего, для получения тех же услуг в штат придётся нанять нескольких человек;
• постоянная поддержка, без отпусков и больничных, без декретов и необходимости искать специалиста на замену. Бухгалтер на аутсорсинге, помимо прочего, оказывает поддержку во время налоговых проверок, может представлять интересы клиента по доверенности и ходить в ИФНС.

Специалисты на аутсорсе несут такую же ответственность, как и штатный специалист. Всё прописывается в договоре, который заключают представители фирмы заказчика и бухгалтерской организации. Конфиденциальность также гарантируется — она помогает избежать утечки данных.

Какие у бухгалтерии на аутсорсе недостатки? Следующие:

• нежелание брать на себя ответственность. Поэтому нужно уделять внимание вопросу страхования, прописывать в договоре компенсацию штрафов в случае, если к ним приведёт невнимательность или непрофессионализм бухгалтерии;
• возможность утечки данных. Чтобы этого не произошло, компьютерная система поставщика услуг должна быть организована в соответствии с ISO 27001, также важно подписать все договоры, которые делают бухгалтера ответственным за возможные утечки;
• отсутствие понимания бизнеса. Хотя бухгалтерский аутсорсинг — сфера достаточно универсальная, сверхспециализированного человека подготовить в рамках фирмы может быть довольно сложно. Возможно, в такой ситуации эффективнее будет нанять и обучить своего бухгалтера.

В некоторых ситуациях аутсорс — идеальное решение. В других эффективнее будет штатный бухгалтер. Ко всему нужно подходить индивидуально и безусловно искать проверенных и надёжных поставщиков услуг.